Oprettelse af kontraktskabelon
Denne artikel viser, hvordan du opretter en kontraktskabelon i Rotation.
Kontraktskabeloner bruges til at standardisere og effektivisere oprettelsen af lejekontrakter. Når skabelonen er opsat, kan den genbruges på tværs af lejemål i den samme ejendom eller det samme projekt.
Opret ny kontraktskabelon
For at oprette en kontraktskabelon:
- Gå til den relevante ejendom
- Åbn fanen Kontrakter under ejendommens indstillinger
- Klik på “Opret kontraktskabelon”
Den nye kontraktskabelon navngives herefter med en relevant og beskrivende titel, eksempelvis:
- Standard
- Med husdyr
- Bygning A
- Stuelejligheder
Kopier eksisterende kontraktskabelon
Hvis der allerede findes en kontraktskabelon fra en anden ejendom, kan denne kopieres og tilpasses ved at klikke på:
- “Kopier skabelon fra en anden ejendom”
Vælg herefter ejendom og kontraktskabelon
Dette bruges typisk, hvis flere ejendomme har samme kontraktopsætning eller lignende vilkår. Det er muligt at oprette flere kontraktskabeloner til samme ejendom, eksempelvis hvis:
- Forskellige bygninger har forskellige vilkår
- Stuelejligheder har særlige regler
- Bilag eller kontraktindhold varierer
Sektioner i kontraktskabelonen
Kontraktskabelonen består af følgende sektioner:
- Generelt
- Udlejeren
- Lejeren
- Leje og forbrug
- Depositum og forudbetalt leje
- Faciliteter og vedligeholdelse
- Bilag og øvrige
- Særlige vilkår (§11)
Automatiske flettefelter
Store dele af kontrakten udfyldes automatisk via flettefelter.
Flettefelterne henter data fra:
- Ejendommen
- Lejemålet
- Anmodningen/lejerdata
Det betyder, at oplysninger som boligtype, areal, lejerinformationer og leje automatisk indsættes ved oprettelse af kontrakten. Det er derfor vigtigt, at oplysningerne på både ejendom og lejemål er korrekt udfyldt.
De resterende felter udfyldes manuelt ved opsætning af skabelonen.
Når skabelonen er færdigkonfigureret, kan den genbruges ved oprettelse af nye lejekontrakter.
Bilag
Der kan uploades standardbilag til kontraktskabelonen.
Dette bruges typisk til:
- Husorden
- Energimærke
- Vedligeholdelsesreglement
- Øvrige standarddokumenter
Bilagene vedhæftes automatisk, når kontrakten oprettes.
Derudover kan der uploades individuelle bilag direkte på den enkelte kontrakt inden udsendelse.
Udsendelse af lejekontrakt ved brug af kontraktskabeloner
PDF-forhåndsvisning
Det er til enhver tid muligt at åbne en forhåndsvisning af PDF-versionen med de aktuelt udfyldte oplysninger.
Dette bruges til at kontrollere kontraktens opsætning og indhold inden udsendelse.