Introduktion til kontraktskabeloner i Rotation
En kontraktskabelon er en foruddefineret lejekontrakt, som indeholder standardindhold, faste vilkår og eventuelle bilag for en specifik ejendom eller et projekt. I stedet for at oprette hver kontrakt manuelt fra en tom A10-typeformular, kan kontrakten automatisk genereres ud fra den valgte kontraktskabelon.
Hvad bruges kontraktskabeloner til?
Kontraktskabeloner bruges til at:
- Standardisere kontrakter på tværs af ejendomme
- Reducere manuel indtastning
- Minimere fejl i kontraktoprettelsen
- Genbruge faste vilkår og bilag
- Effektivisere udsendelse af lejekontrakter
Når en kontrakt oprettes, kombineres kontraktskabelonen automatisk med data fra:
- Ejendommen
- Lejemålet
- Anmodningen/lejerdata
Dermed udfyldes store dele af kontrakten automatisk.
Flere skabeloner til samme ejendom
Det er muligt at oprette flere kontraktskabeloner til samme ejendom.
Dette bruges typisk hvis:
- Forskellige bygninger har forskellige vilkår
- Enkelte boligtyper har særlige regler
- Husdyr kun er tilladt i udvalgte lejemål
- Bilag varierer mellem boliger
Eksisterende skabeloner kan desuden kopieres og tilpasses, så nye varianter hurtigt kan oprettes.
Standardbilag
Der kan tilknyttes standardbilag til kontraktskabelonerne.
Det kan eksempelvis være:
- Husorden
- Energimærke
- Vedligeholdelsesreglement
- Øvrige standarddokumenter
Bilagene vedhæftes automatisk, når kontrakten oprettes.
Sammenhæng med kontraktflowet
Kontraktskabeloner bruges i forbindelse med oprettelse af lejekontrakter på reserverede anmodninger.
Når en anmodning reserveres:
- Vælges en kontraktskabelon
- Kontrakten oprettes automatisk
- Kontrakten kan redigeres og gennemgås
- Kontrakten udsendes til digital underskrift
Den konkrete opsætning af kontraktskabeloner gennemgås her.